Vejen Teaterforening

Referat af generalforsamling, den 27. oktober 2020

Dato: Tirsdag den 27. oktober 2020 kl. 18.00

Sted: Gønvangen 8, Vejen

Til stede: 2 medlemmer + 5 bestyrelsesmedlemmer

Fraværende: Annemette Friis, Finn Heiredal og Poul Egelykke

Referat af generalforsamling, den 27. oktober 2020

1. Valg af dirigent Poul Henning blev enstemmigt valgt.

2. Formandens beretning Formandens beretning vedlagt.

3. Kassererens beretning

En del arbejde med at refundere penge til gæster pga. Covid 19. Regnskabet vedlagt. Vi kom ud af året med et underskud på: 18.361 kr., et resultat som må betegnes som fint med de udfordringer, der har været Det reviderede regnskab blev gennemgået og godkendt.

4. Indkomne forslag:

Ændring af navnet til Vejen Teaterforening Enstemmigt vedtaget.

5. Valg af 4 bestyrelsesmedlemmer og 1 suppleant

Anne Marie Hansen genvalgt
Annemette Aagaard Friis Hjort genvalgt
Lone Busk Schmidt genvalgt
Suppleant til bestyrelsen: Ulla Lavall genvalgt

6. Valg af revisor Valg af revisor: Ulla Lavall genvalgt
Valg af revisorsuppleant: Poul Henning Thomsen genvalgt

7. Foreningens fremtid Bestyrelsen var helt enige om at kæmpe videre, de tror på, at fremtiden vil vise at Vejen Teaterforening har sin eksistensberettigelse. Og at ved fælles hjælp kan og vil udbrede kendskabet til teater i Vejen Kommune.

Vi skal fremover satse på flere sponsoraftaler. Vi skal fremover satse på personaleforeninger i de forskellige firmaer i Vejen Kommune. Vi skal fortsætte med min. 5 forestillinger og en familieforestilling, der skal være noget at vælge imellem, og vi skal huske på, når vi udvælger forestillingerne, at folk vil underholdes. Så der skal være et bredt udvalg

Vi skal undersøge markedet for at spille teater på flere lokaliteter. Evt. biblioteket, højskolerne og museet.

Vi hørte på det nyligt afholdte regionsmøde fra de deltagende teaterforeninger, at de kun overlever pga. et årligt tilskud fra deres kommuner. Vi skal have et møde med Vejen Kommune, Kultur og Fritid, hvad de tænker, om Vejen Teaterforening i fremtiden.

8. Eventuelt

Dirigenten Poul Henning takkede for god ro og orden

Referatet godkendt af dirigent Poul Henning Thomsen

Formandens beretning

Formandens beretning fremlagt ved generalforsamlingen tirsdag den 28. oktober 2020

Sæsonen 2019/2020 var en meget blandet sæson. Vi vidste godt, at det blev svært at få for-talt borgere i Vejen Kommune, at de nu kunne komme i teatret i Vejen, men vi vidste ikke, at vi pludselig fik en meget hårdere modstander, nemlig Covid 19.

Vi lagde ud med Svejk først i oktober, en forestilling på det jævne. Sidst i oktober spillede vi Dødsdansen, en fantastisk forestilling, hvor vi havde 25 unge fra Askov Efterskole inde, og selv dem lykkedes det de tre dygtige skuespillere at fange. Et tragisk stykke spillet med humor. Synd der ikke var flere inde og få den oplevelse.

I januar spillede vi Nabokrig med Farshad Kholki. Vi og publikum havde vist ikke de store forventninger, da vi kom ind og så den store scene, hvor der bare stod en stol. Hvordan skulle en mand fylde den forestilling ud. Jeg skal da lige love for, vi blev klogere, en fantastisk forestilling med en fantastisk skuespiller. Mange har efterfølgende sagt, at vi skal få ham til Vejen igen.

I marts kom turen til Elverhøj med Figaros. Og de væltede salen. Det var et glad publikum, der efter den forestilling sagde tak for i aften. Tilbagemeldingerne lyder, dem vil vi se igen.

Vi kom nogenlunde fra start, men så kom Coronaen og i marts måtte vi aflyse Let it rock – en hyldest til The Beatles. Vi udsatte den til 25. august, for vi kunne slet ikke forestille os den-gang, at coronaen stadig ville bestemme dagsordenen, når vi kom over sommerferien. Det gjorde den, og det viste sig at være en dårlig disposition, at vi ikke havde aflyst. Vi fik aflysninger fra publikum, og besluttede at betale penge tilbage, da vi mente, det gav foreningen en positiv omtale. Men når det så er sagt, hold da op, hvor leverede de unge mennesker varen. Og igen sagde vi farvel til et publikum, der havde haft en forrygende aften. Og der så vi et lidt andet publikum, som vi må håbe kommer igen.

Men den forestilling kom jo så til at høre til i sæson 2020/2021. Dyrene i Hakkebakkeskoven skulle spilles i maj, en forestilling, hvor vi havde solgt rigtig mange billetter, hvor vi havde fået et tilskud fra kommunen, og hvor vi virkelig skulle cementere, at familieforestillinger var kommet til Vejen. Den måtte vi aflyse. Ærgerligt både for alle dem, der ikke fik oplevelsen, men jo også for vores økonomi, der ville have set noget anderledes ud med det overskud, Dyrene ville have givet os.

Det er sådan, at vi er berettiget til at få støtte fra staten, når vi har abonnementer. Det betyder 14.000 – 15.000 kr. pr. forestilling, alt efter hvor mange forestillinger hele landet søger til hvert år. Vi fik tilskud til alle vores forestillinger. Pga. coronaen besluttede Kulturministeriet, at vi skulle betale 75% af dette beløb tilbage til udbyderen, og vi måtte så selv beholde de sidste 25%. En god ordning, der kunne dække vores allerede afholdt udgifter til annoncering for Dyrene i Hakkebakkeskoven.

Økonomien kommer Anne Marie ind på, men vi holder skinnet på næsen, vi vidste jo godt, at opstarten ville koste os penge, men havde coronaen ikke stukket en kæp i hjulet, så havde vi faktisk kunnet sidde her og gnide os i hænderne over en rigtig god anden sæson. Og det er da positivt at tænke på, at vi trods alt har klaret sæsonen helt godt.

Med hensyn til vores samarbejde med VIC, så er det rigtig godt, og vi får meget hjælp den vej. Vi bruger deres indgang til Ticketmaster, og der har været nogle udfordringer undervejs, som vi har evalueret på med VIC efter sidste sæson. Der er desværre stadig nogle udfordringer, men det kan jeg høre de andre teaterforeninger også kender til.

Troldesalen trænger til renovering, vi er især udfordrede på lyddelen og soffitter på scenen. VIC arbejder på sagen, og har et par år søgt Vejen Kommune om tilskud – uden held. Sidste år fortalte jeg, at VIC har oprettet en forening, der hedder Troldesalens Venner, hvor frivillige via VIC stiller sig til rådighed med de praktiske opgaver ved de store arrangementer i salen, lige som vi i vores forening gør det med bemanding af baren og garderoben. Desværre er det jo primært pensionister, så det lykkedes os ikke at skaffe frivillige til arbejdet med at bære ind og ud af scenen, men gennem VIC får vi hjælp fra nogle unge fra andre foreninger til 100 kr. i timen. Men det er en udgift, vi skal kalkulere med.

Det er klart, at annoncering er vigtig, når man starter sådan en ny forening op, men også i det hele taget. Vi havde en annonce på forsiden af Ugeavisen i 4 uger, det gav ikke en eneste billet. Jyske Vestkysten og Ugeavisen har haft et stykke i, som jeg skrev til dem. Jeg har også snakket med dem om at få et stykke i igen, hvor vi fortæller lidt om vores forening, men de er ikke vendt tilbage. De vil helst have noget, vi selv har skrevet.

Medlemmer af Teaterforeningen er dem, der tegner abonnement til 3 forestillinger. Listen får vi gennem Ticketmaster, hvilket gør, at vi fremover har et medlemskartotek, vi kan sende målrettet ud til.

Bestyrelsen har været rundt med programmer i postkasserne i mange gader, og der har billetsalget vist, hvilke områder, der lige her og nu fik programmer.

Det ser ud, som om det er de sociale medier, der sælger bedst. Vores hjemmeside var den 17. oktober 2020 besøgt 12.176 gange, så den fungerer godt.

Poul Henning har fået et samarbejde i gang med Henrik i Kvickly, så de til hver forestilling kører en konkurrence. De har rigtig mange følgere, så den bliver set af mange. Sidste gang gav den 2 billetter dagen efter. Men så satte Henrik et stykke på deres Facebook-side, hvor han skrev et stykke om os, og satte et link på til vores hjemmeside. Det betød, at der i dagene efter var 601 inde på vores hjemmeside, og der blev solgt 20 billetter.

Det viser lidt om, hvor stor en magt de sociale medier har. Vi er gode til at lægge opslag på Facebook-sider i hele kommunen. Desværre er der et par af stederne, der nu afviser opslagene, de vil kun sætte noget på, der foregår i deres egen by.

Det er mig, der kører hjemmesiden, og det går meget godt, men det er en stor opgave sammen med de øvrige, så jeg kunne godt bruge en, der ville tage hjemmesiden.

Vi har stadig en opgave med at arbejde mere målrettet på at få firmaer til at købe billetter eller tegne sponsorater.

Vi har tegnet medlemskab i Udvikling Vejen, der kommer ud til 940 virk-somheder i området. Men det er ikke nok, der skal en personlig henvendelse til, hvilket vi har snakket meget om, at vi skal arbejde med i næste sæson. Igen er det vigtigt, at der kommer en tovholder på opgaven.

Jeg tænker stadig på den konference, der var sidste år mellem kommunen og erhvervslivet i kommunen, hvor det kom frem, at firmaerne efterlyser: Spisesteder, foredrag og teater. Så der må jo være et grundlag for at får fat på erhvervslivet.

Jeg har lige været til en workshop, hvor der var en del andre teaterforeninger med, og jeg kunne høre på dem, at de havde ambassa-dører, der hver især tager kontakter til et antal erhvervsdrivende – og følger op på dem. Det bliver et langt sejt træk, men når først firmaerne er inde, og de ved, hvad vi kan tilbyde, så vil det blive lettere fremover.

Vi har i år lavet brochurer, hvor der er mulighed for at krydse forestillinger af, og sende med post eller mail til foreningen, langt størstedelen af de billetter, der er solgt, er solgt på den måde. Det giver meget arbejde til Anne Marie og mig, men hvis det er den måde, vi kan få folk i tale, så er det det, vi gør.

Bestyrelsen har dog vedtaget, at vi i næste sæson tager et lille gebyr for arbejdet, da de jo sparer gebyret til Ticketmaster.

Den 15. og 16. november 2019 var der teaterseminar i Kolding, hvor alle teaterudbyderne viste, hvad de havde på programmet i 2020/2021. Desværre var der ikke andre end formanden fra bestyrelsen, der havde mulighed for at deltage. Det er lidt ærgerligt, da man der får et indtryk af, hvad det er for nogle forestillinger, der kan købes til næste sæson. Jeg oplevede igen sidste år, at de andre teaterforeninger er af sted med det meste af deres bestyrelse, så de allerede den weekend laver en plan og laver forhåndsaftaler på de teaterstykker, de er interesserede i. Det betyder, at de kan bestemme lidt mere over, hvilke forestillinger, de kan købe, og også bedre kan bestemme tidspunktet for hvert stykke.

I år er teaterseminaret aflyst, men det er planen i stedet at livestreame præsentationerne og så gøre dem tilgængelige for opkøberne i en periode efter seminaret. DT håber, at de tilmeldte producenter er interesserede i, at de gennemfører og livestreamer præsentationerne uden publikum den 20. og 21. november, hvor jeg håber, mange af jer kan være med noget af da-gene, så vi alle er godt rustede til at vælge nye stykker til næste sæson. Jeg håber, præsentationerne bliver liggende, så alle efterfølgende kan gå ind på dem.

I lørdags så jeg en undersøgelse, der er lavet blandt 5000 tilfældige danskere. Den viser, at der er et stort potentiale, der gerne vil se teater, men ikke har fået sig taget sammen til at købe billetter. 16% ville gerne se underholdning (noget de kan more sig over, og derunder også musicals), 12% ville gerne se noget, der var oppe i tiden, 9% ville gerne se kendte værker og 11% ville have familieforestillinger. Det betyder, at det er et bredt spekter, vi skal ramme.

Jeg snakkede lige i går med et par af vores trofaste teatergængere, hvor konen sagde: Jeg vil gerne ind og se alting, for jeg vil gerne overraskes, somme tider er det noget møj, jeg ser, men somme tider får jeg en oplevelse, jeg slet ikke havde forventet – som med Nabokrig. Manden sagde: Jeg vil kun se de stykker, jeg kender, jeg vil ikke overraskes. Da jeg så sagde til ham, om han ikke havde fået nogle gode oplevelser, når konen alligevel havde slæbt ham med, så sagde han modstræbende, joh det har jeg da. Og det tegner nok et godt billede af vores gennemsnitlige publikummer.

Vi skal tilbyde dem 2 forestillinger, de kan forholde sig til – og så putte et par ind, hvor de kan blive overraskede.

På seminaret sagde de også, at det var godt at have et slogan (reklamens magt), så når folk så det, så relaterede de det straks til teater i Vejen. Da jeg tænkte over den, tænkte jeg: Teater til alle aldre - på mange steder … eller … der er sikkert nogle af jer, der kan komme med en bedre ide.

I denne corona-tid tror jeg, det er rigtig vigtigt, at vi alle er ekstra gode til at servicere, når vi siger velkommen i teater. Vi skal fortsætte – også efter coronaen - med at sende brev ud før forestillingen, hvor vi skriver, hvordan alle skal agere lige her og nu. Og hvor vi skriver de praktiske ting, som parkering, bar osv. Og så skal vi byde folk velkommen. Vi skal ikke hen-falde til at vise, at det er en træls situation, nej vi skal vise, at her er vi selv trygge ved at være, så det kan vores publikum også være.

Når vi tænker på, at perspektivet for forandring populært sagt er 3 år, så synes jeg faktisk, vi er nået langt på vores tre år med de for os ukendte udfordringer, vi har mødt.

Tak til bestyrelsen for et godt samarbejde, som altid synes jeg, vi alle har gjort, hvad vi kunne, inden for de rammer vi har, for at vise ”rigtig teater” i Troldesalen.

Jeg synes, vi i næste sæson skal tage kontakt til Højskolen og Biblioteket for at se, om der er nogle stykker, de kan se spillet hos dem, så vi får fat i en anden aldersgruppe. Vi har ikke kun ansvar for, at dem, der er vant til at gå i teatret, kommer, vi har også et opdragende ansvar for, at børn og unge bliver vænnet til teater. Vores teaterforening er kommet for at blive.

Når jeg hører de teaterforeninger, der har bestået i mange år, så har de også udfordringer, og de ligner vores på en prik. De har så bare den fordel, at de alle får tilskud fra deres kommune. Det er også en af de ting, vi skal arbejde på. Men i den forbindelse tror jeg, det er vigtigt, at bestyrelsen sætter sig sammen og laver en strategiplan – også for vores egen skyld, det er altid nemmere at trække på samme hammel, når man ved, i hvilken retning man skal trække.

Tak for tilliden til mig gennem de første 3 sæsonener. Tak fordi I altid bakker op om de beslutninger, jeg somme tider tager, hvor jeg ikke altid lige få bestyrelsens accept, inden jeg agerer.

Grethe Brinch Knudsen
Formand