Vejen Teaterforening

Referat af generalforsamling, den 27. oktober 2020

Dato: Mandag den 25. oktober 2021 kl. 18:00

Sted: VIC

Til stede: 4 medlemmer + 6 bestyrelsesmedlemmer

Fraværende: Finn Heiredal

Referat af generalforsamling, den 25. oktober 2021

1. Valg af dirigent

Poul Henning blev valgt

2. Formandens beretning

Formandens beretning vedlagt referatet

3. Kassererens beretning

Regnskabet blev fremlagt og gennemgået. Vedlagt referatet. På trods af alle generne med Corona og tilbagebetaling af købte billetter og tilskud, ender vi op med et lille overskud. Regnskabet kan indhentes ved en mail til teater@vejenteaterforening.dk

4. Indkomne forslag

Ingen

5. Valg af 3 bestyrelsesmedlemmer og 1 suppleant 

Grethe Brinch Knudsen – Genvalgt

Poul Egelykke – Genvalgt

Poul Henning Thomsen – Genvalgt

Valg af en suppleant til bestyrelse, Ulla Lavall – Genvalgt

6. Valg af revisor og revisorsuppleant

Revisor – Ulla Lavall – Genvalgt

Revisorsuppleant – Poul Henning Thomsen – genvalgt

7. Foreningens fremtid

Alle i bestyrelsen mener og håber at foreningen har en fremtid, og at vi alle skal gøre en ekstra indsats for at gøre os ”synlige” i kommunen og dens opland. De sociale medier er nok det sted, vi bedst kan komme omkring med vores budskab. Vejen har før været en ”stor” teaterby, det skal og vil vi forsøge at blive igen.

8. Eventuelt

Grethe opfordrer til, at vi fordeler de forskellige opgaver, som hun varetager nu. Alle opfordres til at tænke på, hvad hver enkelt kan påtage sig af disse opgaver.

Dirigenten – takkede for god ro og orden, mødet sluttede kl. 18:45

Referatet godkendt af dirigent Poul Henning Thomsen

Formandens beretning

Formandens beretning fremlagt ved generalforsamlingen mandag den 25. oktober 2021

Sæsonen 2020/2021 var lige som sæsonen før en meget blandet oplevelse. Vi måtte stadig kæmpe mod en modstander, vi ikke kunne stille noget op imod, nemlig Covid 19.

Vi havde udsat Let it rock til 25. august, for vi kunne slet ikke forestille os dengang, at Co-ronaen stadig ville bestemme dagsordenen, når vi kom over sommerferien. Det gjorde den, og det viste sig at være en dårlig disposition, at vi ikke havde aflyst. Vi fik aflysninger fra publikum, og besluttede at betale penge tilbage, da vi mente, det gav foreningen en positiv omta-le. Men når det så er sagt, hold da op, hvor leverede de unge mennesker varen til dem, der ikke blev hjemme. Igen sagde vi farvel til et publikum, der havde haft en forrygende aften. Og der så vi et lidt andet publikum, som vi må håbe kommer igen. Men den forestilling kom jo så til at høre til i sæson 2020/2021.

I skovens dybe stille ro – en forestilling for unge - skulle spille 2 gange i Trekantområdets festuge i Idrætscentret, men den måtte – stadig pga. Corona aflyses.

Det lykkedes os at gennemføre Livet er en gåde, og Mødre i efteråret, men slet ikke med det forventede antal tilskuere.

Så måtte vi igen aflyse, da vi startede på 2021. Det gik ud over Blinkende lygter, Eks-mænd og Sigurd fortæller, forestillinger, der skulle have givet os et solidt økonomisk grundlag for det videre arbejde.

Det er sådan, at vi er berettiget til at få støtte fra staten, når vi har abonnementer. Det betyder 14.000 – 15.000 kr. pr. forestilling, alt efter hvor mange forestillinger, foreninger over hele landet søger til hvert år. Vi fik tilskud til alle vores forestillinger. Pga. Coronaen besluttede Kulturministeriet, at ved aflysning skulle vi betale 75% af dette beløb til udbyderen, og vi måt-te så selv beholde de sidste 25%. En god ordning, der kunne dække vores allerede afholdt udgifter til annoncering for de aflyste forestillinger. Rigtig fint, men det overskud, vi havde budgetteret med, kunne vi ikke få dækket nogen steder.

Økonomien kommer Anne Marie ind på, men vi holder skinnet på næsen, og igen kan jeg sige – som sidste år - vi vidste jo godt, at opstarten ville koste os penge, men vi havde ikke forestillet os, at en pandemi også skulle koste os penge.

Nu skal vi på med arbejdshandskerne, og i gang med at sælge billetter til den nye sæson. Publikum er stadig mærkede af pandemien, og de er svære at trække ud af deres lune rede derhjemme.

Med hensyn til vores samarbejde med VIC, så er det stadig rigtig godt, og vi får meget hjælp den vej. Vi bruger deres indgang til Ticketmaster, og vores udfordringer med systemet er kun blevet større, og Ticketmasters priser er blevet helt ublu. Vi har evalueret på det med VIC, og har besluttet at forsøge at finde en anden samarbejdspartner.

Udfordringerne med Ticketmaster har medført, at langt over halvdelen af billetsalget går gennem formand og kasserer. Det er et stort arbejde, men det er en god service, som vores kunder er glade for. Vi tager i den nye sæson 25 kr. i ekspeditionsgebyr til at dække de ekstra udgifter til papir, kuverter mv.

Troldesalen trænger til renovering, vi er især udfordrede på lyddelen og soffitter på scenen. VIC arbejder på sagen, og har i flere år søgt Vejen Kommune om tilskud – uden held. Der søges på livet løs i forskellige fonde, og der er den vej skaffet penge til nyt stolesystem i salen, og jeg er inviteret med ud og se på, hvad der er på markedet.

VIC gjorde mig i sommer opmærksom på Ingrid og Peter Henriksens mindelegat, hvor vi som teaterforening kunne søge om rekvisitter, der udvikler kultur og musik. Og da vi og andre foreninger ofte mangler klaverer i Troldesalen, så har jeg søgt om 2 el-pianoer og 2 bænke. Vi kan bruge det ved nogle af vores stykker, og alle andre foreningen vil også kunne gøre brug af musikinstrumenterne. Hvis vi får bevillingen, bliver det en fælles rekvisit, som vedligeholdes og administreres af VIC.

PR er en udfordring! Hvordan er det, vi når ud til et potentielt publikum? Vi har forsøgt med annoncer på forsiden af Ugeavisen i nogle uger, det gav ikke en eneste billet. Vi har i år husstandsomdelt vores program, men desværre er der rigtig mange, der selv har været inde og vælge, hvilke reklamer, de vil modtage, så dem når vi ikke den vej. Det gav virkelig noget, da bestyrelsen lagde programmerne i postkasserne, da kunne vi se på billetsalget i hvilke områder, der lige var delt rundt. Vi kan også overveje at sætte en side i Ugeavisen.

På Facebook-grupperne når vi ud til rigtig mange, ligesom vi har opbygget en mail-data-base, hvor vi sender målrettet ud.

Vores hjemmeside har d.d. været besøgt 26.159 gange, det er en fordobling fra sidste år, så det er virkelig vigtigt, at vi kan fange dem, når de kommer derind.

Vi fortsætter samarbejdet med Henrik i Kvickly, så de til hver forestilling kører en konkurrence. De har rigtig mange følgere, så den bliver set af mange. Vi har igen i år deltaget i Toyota-messen, og den vej kommer vi i snak med rigtig mange, ligesom vi til Open night har stået ved en stand midt i gågaden.

Vi har stadig en opgave med at arbejde mere målrettet på at få firmaer til at købe billetter eller tegne sponsorater. Gennem vores medlemskab i Udvikling Vejen når vi ud til 940 virksomheder i området. Men det er ikke nok, der skal en personlig henvendelse til, hvilket vi har snakket meget om, at vi skal arbejde med i næste sæson. Her er det vigtigt, at der kommer en tovholder på opgaven.

Teaterseminaret blev aflyst, men i stedet blev præsentationerne livestreamet og gjort tilgæn-gelige for opkøberne i en periode efter seminaret. Det virkede godt for os, for det gjorde, at hele bestyrelsen kunne gå ind og se udbuddet.

Igen kan jeg nævne, at perspektivet for forandring populært sagt er 3 år, så jeg synes faktisk, vi er nået langt med de for os ukendte udfordringer, vi har mødt. Lige så langsomt går det op for folk i Vejen Kommune, at vi faktisk har en teaterforening. Men der er stadig et stykke vej, før vi er i mål.

Tak til bestyrelsen for et godt samarbejde, som altid synes jeg, vi alle har gjort, hvad vi kunne, inden for de rammer vi har, for at vise ”rigtig teater” i Troldesalen.

Jeg synes stadig, at vi skal have i tankerne, at vi måske kan spille på Højskolerne, Museet og Biblioteket, så vi får fat i en anden aldersgruppe. Vi har ikke kun ansvar for, at dem, der er vant til at gå i teatret, kommer, vi har også et opdragende ansvar for, at børn og unge bliver vænnet til teater.

Jeg mener faktisk, at vores teaterforening er kommet for at blive. Når jeg hører de teaterforeninger, der har bestået i mange år, så har de også udfordringer, og de ligner vores på en prik. Mange andre teaterforeninger har så bare den fordel, at de alle får tilskud fra deres kommune. Det er også en af de ting, vi skal arbejde på. Men i den forbindelse tror jeg, det er vigtigt, at bestyrelsen sætter sig sammen og laver en strategiplan – også for vores egen skyld, det er altid nemmere at trække på samme hammel, når man ved, i hvilken retning man skal trække.

Jeg håber, det må lykkes os, at få et par nuværende eller kommende bestyrelsesmedlemmer til at tage ansvaret for sponsorer og PR.

Tak for tilliden til mig gennem endnu et år.

Tak fordi I altid bakker op om de beslutninger, jeg somme tider tager, hvor jeg ikke altid lige få bestyrelsens accept, inden jeg agerer.

Grethe Brinch Knudsen Formand